Für neue Teammitglieder haben wir bei open knowledge zu einem Onboarding-Prozess ein Mentoring-Programm geschaffen, das den Einstieg in unsere Softwareentwicklung-Teams noch mehr erleichtert. Wir ermöglichen dadurch eine schnellere Integration in das soziale Umfeld und einen sanften Start in die Projektarbeit. Statt ins kalte Wasser zu werfen, nehmen wir uns zu Beginn ganz besonders viel Zeit für ein angenehmes Ankommen. In diesem Blogartikel berichtet Lennart aus Sicht eines Mentee von seinen Erfahrungen. Er ist seit Juli 2022 Enterprise Developer am Standort in Essen. Da sein Einstieg bei uns noch relativ frisch ist, haben wir ihm ein paar Fragen zu seinem persönlichen Onboarding und Mentoring gestellt: Wie steht man nach Vertragsabschluss in Kontakt? Wie sieht der erste Tag aus? Welche Unterstützung kann man sich von seinem Mentor vorstellen? Und wie kann man selbst zu einem guten Onboarding beitragen? Lennart erzählt von seiner Anfangszeit bei uns.
Preboarding: Lennart berichtet aus Mentee-Sicht
Das Preboarding betrachtet den Zeitraum zwischen dem Vertragsabschluss – also nach der Unterzeichnung – und dem ersten Arbeitstag. In dieser Zeit erhält der Newbie schon erste Informationen über seinen Start.
Digitaler Vertragsabschluss hinterlässt Eindruck
Beginnen wir ganz von vorne beim Vertragsabschluss. Die Unterlagen werden bei unserem Personalverwaltungstool Personio digital unterschieben. Unsere neuen Kolleginnen und Kollegen erhalten anschließend ihren persönlichen Zugang. Dort können sie den Status ihres Onboardings jederzeit einsehen und eigene To dos komplett papierlos und unkompliziert erledigen.
Der Ablauf fiel bei Lennart bereits positiv auf: „Den Vertrag fand ich schon richtig cool, weil der Prozess komplett digital ablief", berichtet er. Das Dokument einfach auf einem beliebigen Endgerät – sei es dem Smartphone, Tablet oder am Laptop – zu unterschrieben und in einer sicheren Umgebung rechtskräftig abzusenden, beeindruckte ihn sehr. Nach dem Abschicken hatte Lennart noch telefonischen Kontakt mit Mareke, Head of People and Culture. „Schon am Anfang wurde ich schon sehr nett und persönlich willkommen geheißen", denkt er an die Zeit zurück.
Offene To dos bei Personio erleichtern die Arbeit
Die Arbeit mit Personio habe Lennart besonders gefallen: „Das Tool hat damals einen richtig guten Eindruck gemacht. Darüber habe ich dann zum Beispiel meine Hardware ausgewählt oder auch mein persönliches Bild und Interview hochgeladen. So wusste das Team schon vor meinem Start etwas von mir. Sind dann noch To dos offen, erhält man einen Reminder per E-Mail", beschreibt Lennart. Außerdem stöberte er selbst gerne in den Teamstrukturen herum, um zu schauen, wer die Gesichter bei open knowledge sind – und besonders mit wem er bald am Standort in Essen arbeiten würde.
Digitales Verwaltungstool Personio erleichtert die Arbeit
Lockerer Kontakt bis zum ersten Tag
Der Vertrag wurde unterschrieben, die ersten Aufgaben werden abgehakt – doch wie wird bis zum ersten Tag verblieben? Werden schon Informationen zum ersten Tag zugeschickt?
Eine Woche vor seinem ersten Tag habe Lennart eine E-Mail vom Essener Team erhalten. Hier wurden direkt Infos zum Start mitgeteilt: Lennart wusste nun, wo er wann am ersten Tag sein soll, dass eine kleine Präsentation als Einstieg für ihn vorbereitet wird und dass er erst einmal sein Equipment erhält. „Ich konnte mir die Hardware komplett selbst aussuchen und das hat dann auch perfekt geklappt. Alles stand dann wirklich genau so im Büro, wie ich es bestellt hatte. Dazu kamen noch ganz viele Goodies, wie ein Hoodie, Socken und eine Trinkflasche, worüber ich mich auch sehr gefreut habe,“ erinnert sich Lennart an seinen ersten Tag. Ausstattung: Check!
Onboarding: Lennart startet in seinen ersten Tag
Das Onboarding gilt nach dem Preboarding als Art Orientierungsphase. Die Phase startet mit dem ersten Arbeitstag. Mitarbeitende erinnern sich noch ewig an ihren ersten Tag. Daher geben wir uns besonders viel Mühe, um das Erlebnis so angenehm wie möglich zu machen. Es soll positiv in Erinnerung bleiben. Damit sich das neue Teammitglied rundum willkommen fühlt und nicht auf sich alleine gestellt ist, geben wir einen Mentor oder eine Mentorin an die Hand. Die fachliche Einarbeitung und sozialen Integration wird so sichergestellt.
Lennarts Ankommen bei uns
Besonders in den ersten Tagen und Wochen gibt es vieles zu entdecken: Ein neues Büro, neue Gesichter, neue Strukturen und Abläufe. Der Newbie richtet sich ebenfalls seinen Remote-Arbeitsplatz ein. Denn wir leben hybrid work und daher kann jeden Tag neu entschieden werden, ob von zuhause oder in einem unserer Büros gearbeitet wird.
Uns interessiert daher, wie Lennarts erster Tag aussah und vor allem auch wie er sich für ihn angefühlt hat.
„Ich war natürlich schon aufgeregt, weil ich meine alte Stelle erst am Tag vorher niedergelegt hatte. Eigentlich war mir bewusst, dass nichts Großartiges passieren kann. Das ist jetzt ja erst mal nur der erste Tag", schildert Lennart. Ihn beruhigte die Tatsache, dass er erstmal sein Equipment bekommen würde. „Der erste Tag war dann genau wie angekündigt und sehr entspannt. Ich hatte direkt das Gefühl, dass ich hier schnell sehr gut ankommen werde", so Lennart über seinen Start.
Vernetzung im Team - standortübergreifend
Lennart hat sich sofort im Team vernetzen können: „Alle waren auch schon über meinen Einstieg informiert. Durch meine Wer-ist-Lennart Video-Vorstellung konnte ich mich allen standortübergreifend direkt vorstellen." Dass er das Video vorbereiten sollte, wurde ihm direkt am ersten Tag mitgeteilt und war eine seiner ersten Aufgaben. Lennart habe eine Vorstellung noch nie in Video-Form gemacht – gab aber sein Bestens, einen umfassenden Rundumblick in 90 Sekunden über sich selbst zu geben: Was hat er für Interessen, welche Hobbies übt er in seiner Freizeit aus und wer ist der Mensch fernab von der Arbeit.
„Es ist mir dann aber doch überraschend gut gelungen und es war im Endeffekt dann auch gar nicht so viel Arbeit, wie ich erst dachte." Außerdem fügte er hinzu, dass er das Format Wer ist...? sinnvoll und wertschätzend findet. Er selber wäre nie auf die Idee gekommen, ein Vorstellungsvideo von sich zu drehen und deshalb schätzt er die Förderung des Formats seitens Mareke. „Mir gefällt, dass Wer ist...? ein Teil der Kultur ist. So bekomme ich das Gefühl, dass ich als Mensch gesehen werde. Nicht nur als Enterprise Developer", erzählt Lennart vom Kennenlern-Format.
Standortübergreifende Vernetzung im Team
Mentor als Buddy an der Seite
Für einen unkomplizierten Start steht in den ersten Wochen und Monaten immer eine feste Ansprechperson für alle Fragen an der Seite. Über das Projektumfeld hinaus werden Einblicke in alle Bereiche des Unternehmens geteilt.
Schon vor seinem ersten Tag hat Lennart per Mail von seinem Mentor gehört. Das Verhältnis zu ihm beschreibt er als sehr freundschaftlich und vertraut: „Man würde es erstmal kaum glauben, aber die Beziehung zum Mentor ist tatsächlich absolut auf Augenhöhe. Ich habe mich da sehr gut aufgehoben gefühlt. Meine Fragen wurden immer schnell beantwortet und wir hatten generell einen coolen Austausch.“
Egal, ob technische oder kulturelle Fragen, Lennart konnte sich jederzeit an seinen Buddy wenden. Er habe ihn auch spontan in eine Kaffeerunde eingeladen: „Um mir zu zeigen Hey, das läuft hier nicht so formal ab, sondern sehr hands-on und spontan", erinnert sich Lennart.
Regelmäßige Feedback-Gespräche mit Onboarding-Plan
Im Daily haben sich die beiden täglich ausgetauscht. Hier wurde auf dem Onboarding-Plan geschaut, was als nächstes durchlaufen wird: Fehlt Lennart noch etwas an Ausstattung, gibt es technische Fragen oder steht er vor einer ungelösten Herausforderung?
Alle zwei Wochen wurde sich in einem Review-Termin noch mehr Zeit genommen, um beidseitiges Feedback auszutauschen. „Das war jetzt keine Beurteilung, was ich die letzten zwei Wochen gemacht habe. Sondern vielmehr, wie man sich gegenseitig wahrnimmt, ob alles in Ordnung ist, ob ich generell gut angekommen bin und ob man irgendwo Verbesserungspotential sieht", gibt Lennart einen Einblick in die Termine.
Auf die Frage nach der Frequenz war es genau richtig für ihn – wenn nicht sogar fast zu viel: „Das ist glaube ich auch individuell total verschieden und ich denke, dass das für die meisten so die richtige Frequenz ist. Das heißt auf keinen Fall, dass es für mich Zeitverschwendung war. Im Gegenteil. Es war echt immer cool und hat Spaß gemacht", beschreibt er die Häufigkeit der Treffen.
Den Onboarding-Plan nennt Lennart „gemeinsame Checkliste". Es wird auf einen Blick strukturiert ersichtlich, was der Mentor und was der Mentee noch erledigen muss. Beide arbeiten die To dos über die ersten Wochen zusammen ab, damit der neue Kollege ready to go ist. „Es sind Fragen wie: Ist die neue Hardware im Inventar-System richtig eingetragen? Sind alle Accounts eingerichtet? Wurde überall ein schickes Bild hochgeladen? Und wissen die Leute, dass sie eine Projektmesse für mich machen müssen", zählt Lennart Beispiele auf.
Projekt- und Bereichsmessen als Rundum-Einblick in die Teams
Alle Bereiche und Projekte werden den neuen Kolleginnen und Kollegen vorgestellt. So werden sie direkt integriert und bekommen eine detaillierte Vorstellung davon, wie die Teams arbeiten.
Die verschiedenen Einblicke erlangte Lennart direkt am Anfang: „Das ging sehr schnell. Ich hatte gefühlt jede Woche zwei, drei Messen, in die ich reinschnuppern durfte. Das war ein sehr guter Gesamtüberblick, welche Projekte bei open knowledge so stattfinden." Die Messen gehen dabei immer zwischen einer halben und ganzen Stunde. Nach einer Präsentation kommen alle in den Austausch. Gibt es Rückfragen? Anmerkungen? Oder sogar weitere Ideen?
Dass sich alle so viel Zeit genommen haben, gab Lennart einen breiten Überblick über das Unternehmen. Hier wurden ihm auch hilfreiche Tipps vermittelt: „...worauf muss ich achten, wenn ich mich krankschreibe, so buche ich meine Stunden. Und man lernt die passenden Gesichter dazu kennen. Ich weiß zum Beispiel, auf wen ich bei Fragen im Bereich Finance oder Marketing zugehen kann“, berichtet Lennart.
Einarbeitungsprojekt als Warm-up
Um bei uns in Ruhe anzukommen, starte Lennart mit einem Einarbeitungsprojekt als Warm-up. Der Einarbeitungsplan wurde dabei relativ offen gehalten. „Ich hätte tatsächlich eher damit gerechnet, dass ich sofort im Projekt eingeplant werde. Aber stattdessen haben wir erst mal ein Einarbeitungsprojekt gemacht, was ich sehr interessant fand", erzählt Lennart. Da schon klar war, in welchem Projekt er landen wird, konnte er sich schon in Ruhe als Vorbereitung mit den Technologien seines zukünftigen Projektes auseinandersetzen.
Auch die Möglichkeit zu bekommen, in der Arbeitszeit mal was Neues auszuprobieren, empfand Lennart als sehr positiv: „Im Prinzip bestand das Einarbeitungsprojekt aus einer recht losen Anforderung und es wurde geschaut, wie ich das Problem löse. Dabei hatte ich auch Unterstützung von Kollegen. Wir haben geguckt, ob mein Stil zu open knowledge passt und ob ich vielleicht sogar neue coole Sachen verwende, die total sinnvoll sind", schildert Lennart seinen sanften Start.
Unterstützung von Kollegen
Integrationsphase: Die ersten Wochen nach dem Start
Die Integrationsphase ist die dritte und letzte Phase des Onboarding-Prozesses. Sie umfasst die ersten Wochen – wenn nicht sogar Monate – nach dem ersten Arbeitstag. Ziel ist, das neue Teammitglied vollständig zu integrieren. Wir möchten den Einstieg erleichtern und unterstützen, einen Zugang zu anderen im Unternehmen zu bekommen.
Wir haben Lennart nach seinen ersten Wochen gefragt. Uns interessierte auf der fachlichen Seite, was er für Aufgaben hatte, ob und wie sich die Anforderung gesteigert hat und wann er in sein erstes Kundenprojekt gestartet ist. Außerdem wollten wir uns vergewissern, dass er standortübergreifend im Team eingebunden ist und sich rundum wohlfühlt.
Der Start im Kundenprojekt
Zählt man Lennarts duales Studium mit, hatte er bereits sieben Jahre Berufserfahrung als er bei open knowledge gestartet ist. Daher war der Start in sein Kundenprojekt relativ frühzeitig. „Ich glaube in meiner dritten Woche habe ich schon an Kunden-Meetings teilgenommen und mir alle Accounts besorgt. Und ich denke, in meiner vierten Woche ging es dann wirklich richtig los. Da habe ich dann auch meine ersten Aufgaben im Projekt ausgeführt. Das waren am Anfang erstmal sehr einfache Tickets. Was ja auch sehr nett ist, um anzukommen, denn jedes Projekt ist anders. Und deswegen war das ein schöner Überblick am Anfang,“ berichtet uns Lennart von seinem ersten Kundenprojekt. Fachlich konnte er demnach entspannt anfangen und mit einfacheren Tickets ins Projekt starten.
Standortübergreifendes Teamgefühl durch aktive Einbindung
Durch Lennarts breites Interesse ist er vielen Slack-Gruppen beigetreten und hat an Wissen@openknowledge Terminen breitgefächert teilgenommen. „Wenn man sich etwas fragt, dann kann man hier immer nachgucken. Meistens hat sich schon eine Gruppe damit beschäftigt", so Lennart. Außerdem ist er in Channels wie #Festival, #MusikEmpfehlungen und #Rezepte Mitglied.
Gemeinsame Mittagspausen finden ebenfalls regelmäßig im Büro statt: „Jedes Mal, wenn jemand im Büro ist, wird bei Slack gepostet Hey, wann macht ihr Pause, habt ihr Essen dabei oder müsst ihr Essen holen? Das läuft wie geschmiert. Hier wird sich über das Arbeitsleben aber auch über die privaten Wochenendpläne unterhalten", berichtet Lennart von den gemeinsamen Pausen.
In seiner Anfangszeit gefiel Lennart, dass er viel Zeit am Standort in Oldenburg verbrachte: „Dadurch war ich einfach sehr schnell im gesamten Team integriert. Hier habe ich viele Leute auf einen Schlag kennengelernt." Das internen Weiterbildungsevent Open Campus hat ebenfalls zur Integration beigetragen. „Auch die Reisen mit dem Essener Team schweißen zusammen", erzählt Lennart. Er kenne mittlerweile jedes Gesicht. Selbst die Leute, die hauptsächlich im Remote Office arbeiten, kommen im wöchentlich Teamcall zusammen. Calls wie diese vereinfachen eine standortübergreifende Vernetzung.
Gemeinsame Mittagspausen im Büro
Lennarts persönliches Resümee
Auf die Frage, was open knowledge sich unbedingt im Onboarding-Prozess und Mentoring-Programm beibehalten soll, zählt Lennart Folgendes auf:
Als wichtig empfindet er zum einen die Idee mit dem Einstiegsprojekt: „Das ist eine tolle Sache und nimmt die Anspannung und den Leistungsdruck etwas raus, wenn man nicht direkt ins Projekt gesteckt wird." Lennart schätzt das Finde dich erstmal zurecht und lerne die Leute kennen.
Zum anderen hat ihn der Fokus auf die Unterstützung besonders positiv überrascht: „Es ist total wichtig, dass es sowas wie einen Mentor gibt, der die Rolle dann auch ernst nimmt. Dieser Prozess des Ankommens ist sehr hilfreich und das sollte auf jeden Fall beibehalten werden", betont Lennart.
Als dritten Punkt blieb ihm Personio als Tool in Erinnerung: „Was sind jetzt meine nächsten To dos? Dann ist dein Ankommen eigentlich super easy. Es steht alles bereit, was du brauchst. Der Hoodie ist zum Beispiel in der richtigen Größe und du weißt genau, was dann auf dich zukommt."
Lennarts exklusiven Tipps für Newbies
Lennart hat zum Abschluss noch Tipps für Bewerbende, um selbst zu einem gelungenen Onboarding-Prozess beizutragen: „Hab keine Scheu, stell Fragen, sei proaktiv, geh auf Leute zu und klinke dich direkt in Channels ein. Schreib Leute einfach an, ruf sie an, sprich sie an. Jeder hat immer ein offenes Ohr und freut sich, von dir angesprochen zu werden. Es wird eher total wertgeschätzt, sobald du selber einen Beitrag leistest oder auch einfach eine Frage stellst. Das ist ja auch schon sehr wertvoll."
Die andere Betrachtungsweise
Mareke, Head of People and Culture, hat bereits in zwei Blogartikeln das Kennenlernen und Onboarding bei open knowledge beschrieben. Dich interessiert diese Sichtweise? Klick dich rein:
Das Preboarding betrachtet den Zeitraum zwischen dem Vertragsabschluss – also nach der Unterzeichnung – und dem ersten Arbeitstag. In dieser Zeit erhält der Newbie schon erste Informationen über seinen Start.
Digitaler Vertragsabschluss hinterlässt Eindruck
Beginnen wir ganz von vorne beim Vertragsabschluss. Die Unterlagen werden bei unserem Personalverwaltungstool Personio digital unterschieben. Unsere neuen Kolleginnen und Kollegen erhalten anschließend ihren persönlichen Zugang. Dort können sie den Status ihres Onboardings jederzeit einsehen und eigene To dos komplett papierlos und unkompliziert erledigen.
Der Ablauf fiel bei Lennart bereits positiv auf: „Den Vertrag fand ich schon richtig cool, weil der Prozess komplett digital ablief", berichtet er. Das Dokument einfach auf einem beliebigen Endgerät – sei es dem Smartphone, Tablet oder am Laptop – zu unterschrieben und in einer sicheren Umgebung rechtskräftig abzusenden, beeindruckte ihn sehr. Nach dem Abschicken hatte Lennart noch telefonischen Kontakt mit Mareke, Head of People and Culture. „Schon am Anfang wurde ich schon sehr nett und persönlich willkommen geheißen", denkt er an die Zeit zurück.
Offene To dos bei Personio erleichtern die Arbeit
Die Arbeit mit Personio habe Lennart besonders gefallen: „Das Tool hat damals einen richtig guten Eindruck gemacht. Darüber habe ich dann zum Beispiel meine Hardware ausgewählt oder auch mein persönliches Bild und Interview hochgeladen. So wusste das Team schon vor meinem Start etwas von mir. Sind dann noch To dos offen, erhält man einen Reminder per E-Mail", beschreibt Lennart. Außerdem stöberte er selbst gerne in den Teamstrukturen herum, um zu schauen, wer die Gesichter bei open knowledge sind – und besonders mit wem er bald am Standort in Essen arbeiten würde.
Digitales Verwaltungstool Personio erleichtert die Arbeit
Lockerer Kontakt bis zum ersten Tag
Der Vertrag wurde unterschrieben, die ersten Aufgaben werden abgehakt – doch wie wird bis zum ersten Tag verblieben? Werden schon Informationen zum ersten Tag zugeschickt?
Eine Woche vor seinem ersten Tag habe Lennart eine E-Mail vom Essener Team erhalten. Hier wurden direkt Infos zum Start mitgeteilt: Lennart wusste nun, wo er wann am ersten Tag sein soll, dass eine kleine Präsentation als Einstieg für ihn vorbereitet wird und dass er erst einmal sein Equipment erhält. „Ich konnte mir die Hardware komplett selbst aussuchen und das hat dann auch perfekt geklappt. Alles stand dann wirklich genau so im Büro, wie ich es bestellt hatte. Dazu kamen noch ganz viele Goodies, wie ein Hoodie, Socken und eine Trinkflasche, worüber ich mich auch sehr gefreut habe,“ erinnert sich Lennart an seinen ersten Tag. Ausstattung: Check!
Onboarding: Lennart startet in seinen ersten Tag
Das Onboarding gilt nach dem Preboarding als Art Orientierungsphase. Die Phase startet mit dem ersten Arbeitstag. Mitarbeitende erinnern sich noch ewig an ihren ersten Tag. Daher geben wir uns besonders viel Mühe, um das Erlebnis so angenehm wie möglich zu machen. Es soll positiv in Erinnerung bleiben. Damit sich das neue Teammitglied rundum willkommen fühlt und nicht auf sich alleine gestellt ist, geben wir einen Mentor oder eine Mentorin an die Hand. Die fachliche Einarbeitung und sozialen Integration wird so sichergestellt.
Lennarts Ankommen bei uns
Besonders in den ersten Tagen und Wochen gibt es vieles zu entdecken: Ein neues Büro, neue Gesichter, neue Strukturen und Abläufe. Der Newbie richtet sich ebenfalls seinen Remote-Arbeitsplatz ein. Denn wir leben hybrid work und daher kann jeden Tag neu entschieden werden, ob von zuhause oder in einem unserer Büros gearbeitet wird.
Uns interessiert daher, wie Lennarts erster Tag aussah und vor allem auch wie er sich für ihn angefühlt hat.
„Ich war natürlich schon aufgeregt, weil ich meine alte Stelle erst am Tag vorher niedergelegt hatte. Eigentlich war mir bewusst, dass nichts Großartiges passieren kann. Das ist jetzt ja erst mal nur der erste Tag", schildert Lennart. Ihn beruhigte die Tatsache, dass er erstmal sein Equipment bekommen würde. „Der erste Tag war dann genau wie angekündigt und sehr entspannt. Ich hatte direkt das Gefühl, dass ich hier schnell sehr gut ankommen werde", so Lennart über seinen Start.
Vernetzung im Team - standortübergreifend
Lennart hat sich sofort im Team vernetzen können: „Alle waren auch schon über meinen Einstieg informiert. Durch meine Wer-ist-Lennart Video-Vorstellung konnte ich mich allen standortübergreifend direkt vorstellen." Dass er das Video vorbereiten sollte, wurde ihm direkt am ersten Tag mitgeteilt und war eine seiner ersten Aufgaben. Lennart habe eine Vorstellung noch nie in Video-Form gemacht – gab aber sein Bestens, einen umfassenden Rundumblick in 90 Sekunden über sich selbst zu geben: Was hat er für Interessen, welche Hobbies übt er in seiner Freizeit aus und wer ist der Mensch fernab von der Arbeit.
„Es ist mir dann aber doch überraschend gut gelungen und es war im Endeffekt dann auch gar nicht so viel Arbeit, wie ich erst dachte." Außerdem fügte er hinzu, dass er das Format Wer ist...? sinnvoll und wertschätzend findet. Er selber wäre nie auf die Idee gekommen, ein Vorstellungsvideo von sich zu drehen und deshalb schätzt er die Förderung des Formats seitens Mareke. „Mir gefällt, dass Wer ist...? ein Teil der Kultur ist. So bekomme ich das Gefühl, dass ich als Mensch gesehen werde. Nicht nur als Enterprise Developer", erzählt Lennart vom Kennenlern-Format.
Standortübergreifende Vernetzung im Team
Mentor als Buddy an der Seite
Für einen unkomplizierten Start steht in den ersten Wochen und Monaten immer eine feste Ansprechperson für alle Fragen an der Seite. Über das Projektumfeld hinaus werden Einblicke in alle Bereiche des Unternehmens geteilt.
Schon vor seinem ersten Tag hat Lennart per Mail von seinem Mentor gehört. Das Verhältnis zu ihm beschreibt er als sehr freundschaftlich und vertraut: „Man würde es erstmal kaum glauben, aber die Beziehung zum Mentor ist tatsächlich absolut auf Augenhöhe. Ich habe mich da sehr gut aufgehoben gefühlt. Meine Fragen wurden immer schnell beantwortet und wir hatten generell einen coolen Austausch.“
Egal, ob technische oder kulturelle Fragen, Lennart konnte sich jederzeit an seinen Buddy wenden. Er habe ihn auch spontan in eine Kaffeerunde eingeladen: „Um mir zu zeigen Hey, das läuft hier nicht so formal ab, sondern sehr hands-on und spontan", erinnert sich Lennart.
Regelmäßige Feedback-Gespräche mit Onboarding-Plan
Im Daily haben sich die beiden täglich ausgetauscht. Hier wurde auf dem Onboarding-Plan geschaut, was als nächstes durchlaufen wird: Fehlt Lennart noch etwas an Ausstattung, gibt es technische Fragen oder steht er vor einer ungelösten Herausforderung?
Alle zwei Wochen wurde sich in einem Review-Termin noch mehr Zeit genommen, um beidseitiges Feedback auszutauschen. „Das war jetzt keine Beurteilung, was ich die letzten zwei Wochen gemacht habe. Sondern vielmehr, wie man sich gegenseitig wahrnimmt, ob alles in Ordnung ist, ob ich generell gut angekommen bin und ob man irgendwo Verbesserungspotential sieht", gibt Lennart einen Einblick in die Termine.
Auf die Frage nach der Frequenz war es genau richtig für ihn – wenn nicht sogar fast zu viel: „Das ist glaube ich auch individuell total verschieden und ich denke, dass das für die meisten so die richtige Frequenz ist. Das heißt auf keinen Fall, dass es für mich Zeitverschwendung war. Im Gegenteil. Es war echt immer cool und hat Spaß gemacht", beschreibt er die Häufigkeit der Treffen.
Den Onboarding-Plan nennt Lennart „gemeinsame Checkliste". Es wird auf einen Blick strukturiert ersichtlich, was der Mentor und was der Mentee noch erledigen muss. Beide arbeiten die To dos über die ersten Wochen zusammen ab, damit der neue Kollege ready to go ist. „Es sind Fragen wie: Ist die neue Hardware im Inventar-System richtig eingetragen? Sind alle Accounts eingerichtet? Wurde überall ein schickes Bild hochgeladen? Und wissen die Leute, dass sie eine Projektmesse für mich machen müssen", zählt Lennart Beispiele auf.
Projekt- und Bereichsmessen als Rundum-Einblick in die Teams
Alle Bereiche und Projekte werden den neuen Kolleginnen und Kollegen vorgestellt. So werden sie direkt integriert und bekommen eine detaillierte Vorstellung davon, wie die Teams arbeiten.
Die verschiedenen Einblicke erlangte Lennart direkt am Anfang: „Das ging sehr schnell. Ich hatte gefühlt jede Woche zwei, drei Messen, in die ich reinschnuppern durfte. Das war ein sehr guter Gesamtüberblick, welche Projekte bei open knowledge so stattfinden." Die Messen gehen dabei immer zwischen einer halben und ganzen Stunde. Nach einer Präsentation kommen alle in den Austausch. Gibt es Rückfragen? Anmerkungen? Oder sogar weitere Ideen?
Dass sich alle so viel Zeit genommen haben, gab Lennart einen breiten Überblick über das Unternehmen. Hier wurden ihm auch hilfreiche Tipps vermittelt: „...worauf muss ich achten, wenn ich mich krankschreibe, so buche ich meine Stunden. Und man lernt die passenden Gesichter dazu kennen. Ich weiß zum Beispiel, auf wen ich bei Fragen im Bereich Finance oder Marketing zugehen kann“, berichtet Lennart.
Einarbeitungsprojekt als Warm-up
Um bei uns in Ruhe anzukommen, starte Lennart mit einem Einarbeitungsprojekt als Warm-up. Der Einarbeitungsplan wurde dabei relativ offen gehalten. „Ich hätte tatsächlich eher damit gerechnet, dass ich sofort im Projekt eingeplant werde. Aber stattdessen haben wir erst mal ein Einarbeitungsprojekt gemacht, was ich sehr interessant fand", erzählt Lennart. Da schon klar war, in welchem Projekt er landen wird, konnte er sich schon in Ruhe als Vorbereitung mit den Technologien seines zukünftigen Projektes auseinandersetzen.
Auch die Möglichkeit zu bekommen, in der Arbeitszeit mal was Neues auszuprobieren, empfand Lennart als sehr positiv: „Im Prinzip bestand das Einarbeitungsprojekt aus einer recht losen Anforderung und es wurde geschaut, wie ich das Problem löse. Dabei hatte ich auch Unterstützung von Kollegen. Wir haben geguckt, ob mein Stil zu open knowledge passt und ob ich vielleicht sogar neue coole Sachen verwende, die total sinnvoll sind", schildert Lennart seinen sanften Start.
Unterstützung von Kollegen
Integrationsphase: Die ersten Wochen nach dem Start
Die Integrationsphase ist die dritte und letzte Phase des Onboarding-Prozesses. Sie umfasst die ersten Wochen – wenn nicht sogar Monate – nach dem ersten Arbeitstag. Ziel ist, das neue Teammitglied vollständig zu integrieren. Wir möchten den Einstieg erleichtern und unterstützen, einen Zugang zu anderen im Unternehmen zu bekommen.
Wir haben Lennart nach seinen ersten Wochen gefragt. Uns interessierte auf der fachlichen Seite, was er für Aufgaben hatte, ob und wie sich die Anforderung gesteigert hat und wann er in sein erstes Kundenprojekt gestartet ist. Außerdem wollten wir uns vergewissern, dass er standortübergreifend im Team eingebunden ist und sich rundum wohlfühlt.
Der Start im Kundenprojekt
Zählt man Lennarts duales Studium mit, hatte er bereits sieben Jahre Berufserfahrung als er bei open knowledge gestartet ist. Daher war der Start in sein Kundenprojekt relativ frühzeitig. „Ich glaube in meiner dritten Woche habe ich schon an Kunden-Meetings teilgenommen und mir alle Accounts besorgt. Und ich denke, in meiner vierten Woche ging es dann wirklich richtig los. Da habe ich dann auch meine ersten Aufgaben im Projekt ausgeführt. Das waren am Anfang erstmal sehr einfache Tickets. Was ja auch sehr nett ist, um anzukommen, denn jedes Projekt ist anders. Und deswegen war das ein schöner Überblick am Anfang,“ berichtet uns Lennart von seinem ersten Kundenprojekt. Fachlich konnte er demnach entspannt anfangen und mit einfacheren Tickets ins Projekt starten.
Standortübergreifendes Teamgefühl durch aktive Einbindung
Durch Lennarts breites Interesse ist er vielen Slack-Gruppen beigetreten und hat an Wissen@openknowledge Terminen breitgefächert teilgenommen. „Wenn man sich etwas fragt, dann kann man hier immer nachgucken. Meistens hat sich schon eine Gruppe damit beschäftigt", so Lennart. Außerdem ist er in Channels wie #Festival, #MusikEmpfehlungen und #Rezepte Mitglied.
Gemeinsame Mittagspausen finden ebenfalls regelmäßig im Büro statt: „Jedes Mal, wenn jemand im Büro ist, wird bei Slack gepostet Hey, wann macht ihr Pause, habt ihr Essen dabei oder müsst ihr Essen holen? Das läuft wie geschmiert. Hier wird sich über das Arbeitsleben aber auch über die privaten Wochenendpläne unterhalten", berichtet Lennart von den gemeinsamen Pausen.
In seiner Anfangszeit gefiel Lennart, dass er viel Zeit am Standort in Oldenburg verbrachte: „Dadurch war ich einfach sehr schnell im gesamten Team integriert. Hier habe ich viele Leute auf einen Schlag kennengelernt." Das internen Weiterbildungsevent Open Campus hat ebenfalls zur Integration beigetragen. „Auch die Reisen mit dem Essener Team schweißen zusammen", erzählt Lennart. Er kenne mittlerweile jedes Gesicht. Selbst die Leute, die hauptsächlich im Remote Office arbeiten, kommen im wöchentlich Teamcall zusammen. Calls wie diese vereinfachen eine standortübergreifende Vernetzung.
Gemeinsame Mittagspausen im Büro
Lennarts persönliches Resümee
Auf die Frage, was open knowledge sich unbedingt im Onboarding-Prozess und Mentoring-Programm beibehalten soll, zählt Lennart Folgendes auf:
Als wichtig empfindet er zum einen die Idee mit dem Einstiegsprojekt: „Das ist eine tolle Sache und nimmt die Anspannung und den Leistungsdruck etwas raus, wenn man nicht direkt ins Projekt gesteckt wird." Lennart schätzt das Finde dich erstmal zurecht und lerne die Leute kennen.
Zum anderen hat ihn der Fokus auf die Unterstützung besonders positiv überrascht: „Es ist total wichtig, dass es sowas wie einen Mentor gibt, der die Rolle dann auch ernst nimmt. Dieser Prozess des Ankommens ist sehr hilfreich und das sollte auf jeden Fall beibehalten werden", betont Lennart.
Als dritten Punkt blieb ihm Personio als Tool in Erinnerung: „Was sind jetzt meine nächsten To dos? Dann ist dein Ankommen eigentlich super easy. Es steht alles bereit, was du brauchst. Der Hoodie ist zum Beispiel in der richtigen Größe und du weißt genau, was dann auf dich zukommt."
Lennarts exklusiven Tipps für Newbies
Lennart hat zum Abschluss noch Tipps für Bewerbende, um selbst zu einem gelungenen Onboarding-Prozess beizutragen: „Hab keine Scheu, stell Fragen, sei proaktiv, geh auf Leute zu und klinke dich direkt in Channels ein. Schreib Leute einfach an, ruf sie an, sprich sie an. Jeder hat immer ein offenes Ohr und freut sich, von dir angesprochen zu werden. Es wird eher total wertgeschätzt, sobald du selber einen Beitrag leistest oder auch einfach eine Frage stellst. Das ist ja auch schon sehr wertvoll."
Die andere Betrachtungsweise
Mareke, Head of People and Culture, hat bereits in zwei Blogartikeln das Kennenlernen und Onboarding bei open knowledge beschrieben. Dich interessiert diese Sichtweise? Klick dich rein:
