It’s a Match! Von der Bewerbung bis zum Onboarding: So sieht der Einstieg bei open knowledge aus
Digital oder Print: Wie funktioniert das Bewerbungsverfahren? In Hemd oder Hoodie: Wie kann ich mir das Kennenlerngespräch vorstellen? It’s a Match! Der Vertrag ist unterzeichnet, was passiert dann? Onboarding: Wie kann ich mir den ersten Tag im neuen Job verstellen? Bekomme ich Starthilfe? Und bekomme ich eine:n Mentor:in? Viele Fragen rund um den neuen, aufregenden Lebensabschnitt. Eine Person hat Antworten: Mareke erzählt in diesem Blogartikel alle Schritte step by step rundum den Einstieg bei uns und plaudert aus dem Nähkästchen. Exklusive Antworten aus erster Hand. Mareke ist als Head of Peoeple & Culture die erste Ansprechperson für Bewerbende. Neugierig? Im letzten Abschnitt stellt sie sich dir kurz vor.
Persönlichkeit vor Können: Das Fachliche kann gelernt werden
Kann ich mich nur bewerben, wenn ich zu 100 Prozent zur ausgeschriebenen Stelle passe? Darauf sagte Mareke ganz klar nein: „Wir haben keine klassischen Stellenanzeigen mehr. Das heißt, dass es wahrscheinlich erstmal ein bisschen verwirrend sein kann, wenn man sich bei Personio umguckt. Sollte man nur ein bisschen denken, das klingt irgendwie cool, das kann ich mir vorstellen, dann solltest du dich im Zweifel auf jeden Fall bei uns bewerben.
Wie sieht es mit einer beruflichen Neuorientierung aus? Für den Wunsch einer beruflichen Veränderung stehen einem bei uns ebenfalls die Türen offen: „Auch Quereinstiege mit Initiativbewerbungen sind natürlich möglich“, so der Aufruf von Mareke. Wer sich unsicher ist, kann vorab bei ihr anfragen.
Insgesamt zählt bei uns jedoch Persönlichkeit vor Können. Wir leben nach dem Motto people first, denn fachlich können wir Vieles beibringen. „Wir sind gut darin, unser Wissen und unsere Erfahrungen zu teilen. Bei uns darf und soll gelernt werden. Es kommt auf das Menschliche an. Menschlich muss man einfach zu uns passen und die Begeisterung für die IT mitbringen“, fasst Mareke zusammen.
Sie möchte an dieser Stelle festhalten, dass wir im folgenden Verlauf bewusst nicht von einem Bewerbungsverfahren, sondern von einem Kennenlernverfahren sprechen. Denn wir möchten tollen Leuten auf Augenhöhe begegnen und mit flachen Hierarchien direkt erste Hürden nehmen. Dies beginnt beim Duzen im Anschreiben.
Wie nehme ich Kontakt auf?
Nimm Kontakt zu uns auf
Wage den Klick: Auf diesem Weg kommen wir am besten zusammen
Eines vorweg: Es führen bekanntlich viele Wege nach Rom. Oder Oldenburg. Oder Essen. Es kann sich demnach auf unterschiedliche Weisen bei uns beworben werden. Klassisch per Post, per E-Mail oder direkt und am einfachsten über unser digitales Bewerbungsportal Personio. Letzteres wird deutlich bevorzugt, denn bei uns gilt digital first.
In den vergangenen Jahren, in denen Mareke bereits Bewerbungen für open knowledge entgegengenommen hat, erreichten sie lediglich zwei in Printform. „Viele denken, dass es dann zusätzlich einen positiven Eindruck hinterlässt, wenn die Unterlagen persönlich vorbeigebracht werden“, so Mareke. Doch oftmals werden die Verantwortlichen im Büro nicht angetroffen und die Bewerbungen landen schlussendlich im Office Management auf dem Tisch. Wohin mit all den Mappen? Die Unterlagen werden ohnehin eingescannt und bis auf das Anschreiben zurückgeschickt. Ein weiterer zeitlicher, kostenpflichtiger und umweltbelastender Aufwand.
Es gibt eine Reihe von Vorteilen, die für eine digitale Bewerbung sprechen. In der Personalabteilung wird bis auf wenige Ausnahmen papierlos gearbeitet. Dies ist auf der einen Seite der Umwelt zuliebe und auf der anderen Seite an unser flexibles hybrides Arbeiten angepasst. Stichwort Umweltfaktor: Der Bewerbende druckt die Unterlagen extra aus und kauft eine Mappe dafür. „Geld kostet das natürlich auch noch. Außerdem kommt die Person wohlmöglich extra mit dem Auto zu uns“, beschreibt Mareke. Es zeige bei Bewerbenden ebenfalls eine gewisse Digitalkompetenz, sich online zu bewerben, hält Mareke fest. Sie empfiehlt: „Man sollte lieber überlegen, wie man für das weitere Kennenlernverfahren in einer digitalen Bewerbung heraussticht.“
Wie funktioniert der digitale Ablauf bei Personio?
Bewirb dich digital
Personio: Das digitale Kennenlernverfahren
Personio umfasst ein simples Online-Formular mit verschiedene Frei- und Pflichtfeldern. Angegeben werden muss zum einen der Name, die E-Mailadresse und der Lebenslauf. Für eine bessere Planung ist ein möglichesEintrittsdatum sowie eine Gehaltsvorstellung hilfreich. Außerdem stehen Upload-Buttons für den Lebenslauf und weitere Dokumente zur Verfügung. Besonders bei den Entwickler:innen ist Github für uns interessant. „Ist jemand dort aktiv, kann es gerne mit eingefügt werden.“ Mareke fügt hinzu: „Es darf hier jede und jeder gerne selbst entscheiden, was hochladen wird. Doch ich sage immer, je mehr desto besser. Code- und Projektbeispiele dürfen also auch immer sehr gerne mitgeschickt werden.“
Sollte das Bewerbungsfoto extra professionell geknipst werden? Dazu fällt Mareke eine passende Anekdote ein: „Auf einer Jobmesse habe ich Studierenden an unserer serverless Fotobox versichert, dass sie das Foto direkt für die Bewerbung verwenden können“. Daraufhin wurde sie verdutzt angeschaut, doch die lockere Vorgehensart, so von der Messe in Erinnerung zu bleiben, gefiel.
Abschließend werden sich die Datenschutzbestimmungen durchgelesen und dann kann das Formular final abschicken werden. Gegensätzlich einer E-Mail kann hier der Anhang nicht vergessen werden. „Das ist dann schon die Bewerbung. Die Unterlagen landen direkt bei uns übersichtlich im System und werden direkt der richtigen Ansprechperson passend zur Stelle zugeordnet. Die zuständige Kollegin oder der Kollege bekommt eine E-Mail, dass eine neue Bewerbung eingegangen ist.“ Auch auf Bewerberseite geht eine Bestätigungsmail ein.
Dieser Vorgang via Personio ermöglicht einen unkomplizierten und schnellen Prozess. Vorteilhaft ist ebenfalls, dass das Recruiting System dasselbe ist, wie für das Personal Management. Dies bringt schnelle Folgeprozesse mit sich.
Die Bewerbung ist abgeschickt, was passiert nun?
Du hast alles getan, nun melden wir uns bei dir
Jetzt sind wieder an der Reihe: Dein erstes Feedback
Nun liegt der Ball bei uns. Der zuständige Kollege – Torsten, David oder Johannes – sichtet die Unterlagen und holt sich bei Bedarf weiteres Feedback aus dem Team ein. Auch dies geschieht über Personio, erklärt Mareke: „Wir müssen keine Bewerbungsunterlagen untereinander hin- und herschicken. Torsten kann beispielsweise ganz einfach sagen: Hier brauche ich jetzt Feedback von Renke und dann kann er ihm nur für diese eine Bewerbung Zugriff geben.“
Sind die Bewerbungsunterlagen spannend für uns, freuen wir uns auf ein lockeres Kennenlerngespräch bei einer Tasse Kaffee. Egal, wie wir uns entscheiden, der Bewerbende erhält immer eine Rückmeldung, nicht nur bei Interesse an einem Gespräch. Vorzugsweise rufen wir an und schicken die Termineinladung per E-Mail. „Wir geben uns Mühe, so schnell wie möglich Rückmeldung zu geben.
Es kann auch mal ein paar Tage länger dauern. Aber nach spätestens zwei Wochen sollte man schon mal kurz anrufen, wenn man noch nichts von uns gehört haben sollte“, erklärt Mareke. „Wenn die Bewerbung nicht zu uns passt, wird eine Absage per E-Mail rausgesendet. Da wir unsere Absagen aufgrund der Menge und aus Haftungsgründen relativ allgemein halten, bieten wir immer an, bei Bedarf an detaillierterem Feedback einfach anzurufen“, betont sie.
Nun wird es ernst. Oder doch nicht?
Kennenlernen bei einem Kaffee - vor Ort oder digital
Remote Austausch bei einer Tasse Kaffee: Das Kennenlerngespräch
Wie sieht die Vorbereitung auf das Kennenlernen aus? Wird am besten die aktuelle Mitarbeiteranzahl, die Philosophie oder gar der ganze Blog im Detail studiert? „Man solle sich schon ein bisschen mit dem Unternehmen beschäftigt haben“, empfiehlt Mareke. „Zumindest mal über die Website und unsere Social-Media-Kanäle zu schauen, kann ich sehr empfehlen.“
Wer sich für eine Festanstellung bewirbt, wird vorab gebeten ein kurzes Thema – gerne ein technisches Projekt – in das Kennenlerngespräch mitzubringen. Dieses soll kurz in fünf bis zehn Minuten vorgestellt werden. Bei den Auszubildenden und Werkstudenten fällt dieser Part weg.
Es beginnt mit einer kurzen Vorstellung seitens der Kolleg:innen mit einer Präsentation über open knowledge. So kann der Bewerbende im Gespräch in Ruhe ankommen. Im Anschluss können natürlich schon die ersten Fragen zum Unternehmen gestellt werden. Anschließend wechselt der Redestein zum Bewerbenden: Die Person stellt sich und das mitgebrachte Thema kurz vor. Daraufhin baut sich das Gespräch auf. Ausgehend von dem, was sie oder er vorgetragen hat, werden hierzu Fragen gestellt. „Es geht in erster Linie um ein lockeres Kennenlernen auf Augenhöhe. Wir möchten gucken, ob wir menschlich zusammenpassen. Dabei läuft jedes Gespräch individuell ab. Wir haben keine Art Fragebogen nach Schema F“, versichert Mareke.
Sie selbst sei selten dabei, denn sie könne für den Fachbereich Development nicht allzu viel beurteilen. „Außer es ist ein Kennenlerngespräch für das Organisationsteam – wie für das Office Management beispielsweise – da bin ich immer dabei“, fügt sie hinzu. Bei den Festangestellten ist immer Torsten als Head of Development dabei, bei den Werkstudenten immer David. Wenn wir für das Büro in Essen suchen, ist im Zweitgespräch noch jemand vom Standort dabei. Insgesamt sind in den meisten Fällen zwei Personen im Call, es können im Ausnahmefall auch mal drei sein.
Das Erstgespräch wird auch in Zukunft über Zoom remote stattfinden: „Weil es einfach einfacher zu organisieren ist, wenn wir hybrid arbeiten. Denn es nehmen auch Leute teil, die nicht unbedingt immer alle vor Ort sind“, beschreibt Mareke. Wir werden aber weiterhin anbieten, es auf Wunsch im Büro zu verabreden, wenn es sich organisieren lässt. „Es wird auch nach einer Zusage immer angeboten, auf einen Kaffee vorbeizukommen, um sich die Räumlichkeiten anzuschauen“, fügt sie hinzu.
Insgesamt geht das Kennenlernen ungefähr eine Stunde. Die Vorstellung beider Seiten nimmt dabei bereits einen großen Teil ein. Bei festangestellten Entwickler:innen oder Projektleiter:innen werden 75 Minuten eingeplant, um genügend Puffer zu haben. Dieser Timeslot soll jedoch nicht abschrecken: „Es kann auch mal gut sein, dass ein Gespräch nach einer halben oder Dreiviertelstunde fertig ist. Das ist dann auch nicht zwangsläufig ein negatives Zeichen“, beruhigt Mareke.
Mit welchem Outfit kann gepunktet werden? Als Dress-Code für das Kennenlerngespräch gilt: Zieh an, worin du dich wohlfühlst. Keine:r sollte sich verkleiden und unwohlfühlen. Wir laufen im Büro vorwiegend bequem in Hoodie und Sneakern rum.
Als weitere Tipps gibt Mareke noch folgende Ratschläge mit auf den Weg: Mache im Vorfeld einen Technikcheck und suche dir ein ruhiges Plätzchen, an dem das Internet stabil ist. „Ansonsten bringe deine Begeisterung für die IT rüber. Falls das die Nervosität nimmt: Du sitzt dort nur mit Gleichgesinnten – mit Technikmenschen – also sei ruhig nerdig. Du musst in diesem Gespräch keine Personalerin wie mich überzeugen. Sei einfach du selbst!“
Was passiert nun?
Sei einfach du selbst
Wir sind nach dem Gespräch dran: Dein zweites Feedback
Wir erteilen auch hier wieder möglichst schnell Rückmeldung. „Außer bei den Azubistellen. Da sammeln wir ein bisschen, bis wir allen ein Feedback geben. Bei den anderen Stellen sind wir relativ schnell“, erzählt Mareke. „Egal, wie das Gespräch ausgeht – also, ob es zu einer Einstellung kommt oder es leider eine Absage wird – bemühen wir uns immer um eine persönliche Rückmeldung“, fügt sie hinzu. Torsten, David oder Johannes rufen die Bewerbenden kurz an und sagen dann persönlich zu oder ab und nennen bei einer Absage die Gründe. Auch hier sind wir so transparent wie möglich.
Von Anfang an ist uns ein transparenter und persönlicher Kontakt wichtig.
Im besten Fall passen wir zusammen. Wie geht es dann weiter?
It’s a Match! Und dann? Der Vertrag
Nach der positiven Rückmeldung folgt der digitale Vertrag. Dieser kommt zur Ansicht zunächst von Mareke als Entwurf per E-Mail. Dieser kann dann erst einmal in Ruhe durchgelesen werden. „Ich sende ihn mit dem Hinweis: Melde dich gerne bei Fragen, dann gehen wir das gemeinsam durch“, versichert Mareke, „gib mir dann einfach ein Feedback, ob das alles passt."
Sobald alle Fragen geklärt sind bzw. Mareke das Feedback erhalten hat, dass alles soweit passt, schickt sie den Vertrag noch einmal für eine e-Signatur per E-Mail. Dieser kann dann direkt über das Smartphone unterschrieben und zurückgesendet werden. Anschließend ist der Vertrag dann auch direkt in der digitalen Personalakte bei Personio zu finden. Auf diese hat der oder die Mitarbeiter:in direkt und jeder Zeit Zugriff.
Was passiert, sobald der Vertag unterschrieben ist?
Unterzeichnet: Die technische Ausstattung
Sobald der Vertrag unterschrieben ist, bekommt die oder der neue Kolleg:in einen Zugang für Personio. Dort kann sich eigenständig angemeldet werden, um weitere, noch fehlende Dokumente hochzuladen. Hierzu zählen zum Beispiel Netzwerkrichtlinien, Vertraulichkeitsvereinbarung und die Einwilligung zu Fotoaufnahmen. Ebenfalls sind dort die Onboarding Aufgaben zu finden: Das Mitarbeiterprofil inklusive Daten und Foto kann eingepflegt und das Interview hochgeladen werden.
Zusätzlich kann in einer Festanstellung aus der Hardwareliste eine passende Hardware ausgesucht werden. Auszubildende und Werkstudenten bekommen ein zugewiesenes Notebook. Technisch wird jede:r auf professionellem Niveau ausgestattet. „Das was man für seine Arbeit benötigt, bekommt man auch von uns. Wir haben eine sehr große Hardwareauswahl. Sowohl Linux, Windows als auch Mac. Auch aus verschiedenen Headset Modellen kann ausgewählt werden“, versichert Mareke.
Am ersten Tag steht bei uns ein entspanntes Ankommen auf der Agenda. Wir möchten den Jobeinstieg langsam angehen: „Der Fokus liegt besonders am ersten Tag auf dem Ankommen“, erzählt Mareke. „Die Mentorin oder der Mentor ist da und nimmt einen persönlich in Empfang. Dann wird einem die Welcome Präsentation vorgestellt.“
Es wird sichergestellt, dass sich die Person erst einmal ankommen kann: Die Eindrücke sollen aufgesogen werden. Anschließend folgt ein Rundgang im Büro, wo alle Räumlichkeiten gezeigt und anwesende Kolleg:innen vorgestellt werden. Dann wird die Hardware sowie die Schlüssel und das Welcome Paket abgeholt. Dieses hält für deinen Arbeitsalltag viele nützliche Überraschungen bereit.
Die Hardware wird eingerichtet und es wird sich bei Slack in die wichtigsten Channel eingeloggt. „Vielleicht möchte man sich da schon mal kurz im Team vorstellen“, schlägt Mareke vor. Dann gibt es im Intranet noch viele weitere Infos für einen guten Start zu lesen.
Wir haben für jede:n neue:n Mitarbeiter:in eine:n Mentor:in im Sinne eines "Buddies", der oder die dafür verantwortlich ist, dass der oder die neue Kolleg:in im sozialen Umfeld hier im Unternehmen ankommt. Um unseren Neulingen einen tollen und unkomplizierten Start bei uns zu ermöglichen, kümmert sich ein festes Team aus Mentor:innen um die Betreuung in den ersten drei Monaten.
Und wie geht es die nächsten Monate weiter?
Du bekommst eine Mentorin oder einen Mentor an deine Seite
Die Wochen gehen ins Land: Der weitere Onboardingprozess
Auch in den kommenden Wochen und Monaten soll der oder die neue Kolleg:in erstmal ankommen. „Das ist ganz wichtig. Da ist nichts zu überstürzen“, sagt Mareke. Die ersten drei Monate wird man auf jeden Fall auch von einer Mentorin oder einem Mentor sehr eng begleitet. Je nach Entwicklung und wie das Bedürfnis ist, kann auch sehr individuell weiterbegleitet werden.
Um noch besser anzukommen, stellen sich zu Beginn alle Bereiche und alle Projekte mit einer kurzen kleinen Messe vor. Auch die informellen Gruppen – wie die Spieleabende oder Bouldergruppen – stellt sich bei einem Kaffee vor und laden herzlich ein, mal vorbeizuschauen. In den ersten Wochen geht es auch besonders darum, alle kennenzulernen und im Team Fuß zu fassen.
Gleichzeitig geht es in die Einarbeitung. Je nachdem in welcher Position und mit welchem Kenntnisstand gestartet wird. Es wird zunächst unsere Architektur kennengelernt: Wie wird programmiert. Auszubildende und Werkstudierende starten gesondert. Der oder die Mentor:in löst sich langsam, wenn er oder sie merkt, dass jemand angekommen ist. Dabei steht er oder sie natürlich immer weiter bei Fragen zur Verfügung. Der oder die Mentor:in meldet sich auch schon vor dem Start schonmal kurz bei dem oder der neuen Kolleg:in, und sich vorzustellen. Mareke beschreibt es wie eine Art Buddy, als Ansprechpartner für alle Fragen, um in unserer Welt anzukommen.
Auf die Frage was macht das Kennenlernen bei uns besonders macht antwortet sie: „Dieses people first und Persönlichkeit vor Können ist keine Selbstverständlichkeit. Es wird Zeit gegeben, wirklich ganz in Ruhe anzukommen. Es wird einem von jedem geholfen. Zusätzlich stehen noch Feedbacktermine mit dem Mentor an.“
Mareke fällt der große, pinke Teppich vor dem Office Management ein. Auf diesem steht: Ask for help. „Für mich war das damals jedes Mal ein reminder, als ich rüber gelaufen bin. Das ist ernst gemeint. Es soll gerne viel gefragt werden.“ Besonders schätzt sie die Offenheit, Hilfsbereitschaft, aber auch diese Wertschätzung, die einen entgegengebracht wird. Regelmäßiges Feedback oder Rückfragen von Kolleg:innen, wie es einem geht, mache uns aus.
Das Format „Wer ist..?“ bringt das Team näher. Jeden Dienstag im Teamcall wird eine Person aus dem Team vorgestellt. So trifft man nicht nur auf die Leute hier im Büro, sondern erreicht auch den Austausch zwischen den Standorten und den remote Arbeitenden – und zwar auch als Mensch hinter seiner Tätigkeit rund um seine privaten Interessen. „Man ist bei uns keine Nummer. Und darauf legen wir auch viel Wert“, fasst Mareke zusammen.
Angst nehmen: Bewirb dich!
„Ich war auch schon unglücklich in Beschäftigungsverhältnis und habe schon viele Vorstellungsgespräche mitgemacht – auch auf Bewerberseite“, erzählt Mareke. Sie weiß, dass man auch ein bisschen ausprobieren muss, um für sich das Richtige zu finden. Man dürfe dabei auch scheitern. Es ist ganz wichtig dabei, ehrlich und offen zu sein. Was brauche ich, was wünsche ich mir. „Es bringt nichts, sich selbst etwas vorzumachen oder sich als jemand auszugeben, der man nicht ist. Mein Kollege Steffen sagte einst: Woanders muss man sich Vertrauen verdienen. Bei uns bekommt man einen Vertrauensvorschuss“.
People and Culture: Der Mensch im Vordergrund
Mareke ist als Head of People and Culture ist grob gesagt für unser Personal zuständig. Genauer gesagt für die aktuellen Kolleg:innen und auch für die künftigen. Ihre Arbeit orientiert sich dabei am sogenannten Mitarbeiterlebenszyklus: „Ich begleite alle Angelegenheiten, die auf diesem Weg anfallen. Vom Einstieg bis zum Verlassen eines Mitarbeiters.“
Angefangen mit Attraction: Wie kann die Aufmerksamkeit von künftigen Kolleg:innen mithilfe von Stellenanzeigen und Rekrutierungsveranstaltungen erreicht werden? Anschließend folgt im Kreislauf das Recruiting, also die Neueinstellung. Bei Vertragsbeginn fällt ein gut organisierter Onboardingprozess an. Wie sieht der erste Tagaus, welche:r Mentor:in wird zur Seite gestellt und wie kann eine bestmögliche Integration im Team erfolgen? Nachdem die oder der neue Kolleg:in im Alltag angekommen ist, kümmert sich Mareke um alle laufenden Prozesse und ist Ansprechpartnerin für anfallende Fragen.
Gemeinsam mit Torsten, unserem Head of Development, hat sie einen Blick auf die Mitarbeiterentwicklung, spricht über Gehaltsanpassungen oder auch über interne Positionswechsel. Sie sorgt mit regelmäßigen Feedbackgesprächen stetig dafür, dass die Mitarbeiterzufriedenheit hochgehalten wird. Wo besteht Verbesserungspotenzial und welche Mitarbeitervorteile können geboten werden? Auch das Ende eines Mitarbeiters findet seine Aufgaben im Zyklus. Sobald eine Kollegin oder ein Kollege open knowledge verlässt, organisiert Mareke den Offboardingprozess.
"Aus eigener Erfahrung weiß ich wie herausfordernd es sein kann den passenden Job zu finden. Gib uns als open knowledge eine Chance und bewirb dich! Ich freue mich auf unser Gespräch auf Augenhöhe und stehe dir für Fragen gerne zur Verfügung.“
Bei dir sind noch Fragen offen? Dann rufe Mareke gerne an oder schreibe ihr eine E-Mail. Sie freut sich darauf, deine Fragezeichen aufzulösen.
Persönlichkeit vor Können: Das Fachliche kann gelernt werden
Kann ich mich nur bewerben, wenn ich zu 100 Prozent zur ausgeschriebenen Stelle passe? Darauf sagte Mareke ganz klar nein: „Wir haben keine klassischen Stellenanzeigen mehr. Das heißt, dass es wahrscheinlich erstmal ein bisschen verwirrend sein kann, wenn man sich bei Personio umguckt. Sollte man nur ein bisschen denken, das klingt irgendwie cool, das kann ich mir vorstellen, dann solltest du dich im Zweifel auf jeden Fall bei uns bewerben.
Wie sieht es mit einer beruflichen Neuorientierung aus? Für den Wunsch einer beruflichen Veränderung stehen einem bei uns ebenfalls die Türen offen: „Auch Quereinstiege mit Initiativbewerbungen sind natürlich möglich“, so der Aufruf von Mareke. Wer sich unsicher ist, kann vorab bei ihr anfragen.
Insgesamt zählt bei uns jedoch Persönlichkeit vor Können. Wir leben nach dem Motto people first, denn fachlich können wir Vieles beibringen. „Wir sind gut darin, unser Wissen und unsere Erfahrungen zu teilen. Bei uns darf und soll gelernt werden. Es kommt auf das Menschliche an. Menschlich muss man einfach zu uns passen und die Begeisterung für die IT mitbringen“, fasst Mareke zusammen.
Sie möchte an dieser Stelle festhalten, dass wir im folgenden Verlauf bewusst nicht von einem Bewerbungsverfahren, sondern von einem Kennenlernverfahren sprechen. Denn wir möchten tollen Leuten auf Augenhöhe begegnen und mit flachen Hierarchien direkt erste Hürden nehmen. Dies beginnt beim Duzen im Anschreiben.
Wie nehme ich Kontakt auf?
Nimm Kontakt zu uns auf
Wage den Klick: Auf diesem Weg kommen wir am besten zusammen
Eines vorweg: Es führen bekanntlich viele Wege nach Rom. Oder Oldenburg. Oder Essen. Es kann sich demnach auf unterschiedliche Weisen bei uns beworben werden. Klassisch per Post, per E-Mail oder direkt und am einfachsten über unser digitales Bewerbungsportal Personio. Letzteres wird deutlich bevorzugt, denn bei uns gilt digital first.
In den vergangenen Jahren, in denen Mareke bereits Bewerbungen für open knowledge entgegengenommen hat, erreichten sie lediglich zwei in Printform. „Viele denken, dass es dann zusätzlich einen positiven Eindruck hinterlässt, wenn die Unterlagen persönlich vorbeigebracht werden“, so Mareke. Doch oftmals werden die Verantwortlichen im Büro nicht angetroffen und die Bewerbungen landen schlussendlich im Office Management auf dem Tisch. Wohin mit all den Mappen? Die Unterlagen werden ohnehin eingescannt und bis auf das Anschreiben zurückgeschickt. Ein weiterer zeitlicher, kostenpflichtiger und umweltbelastender Aufwand.
Es gibt eine Reihe von Vorteilen, die für eine digitale Bewerbung sprechen. In der Personalabteilung wird bis auf wenige Ausnahmen papierlos gearbeitet. Dies ist auf der einen Seite der Umwelt zuliebe und auf der anderen Seite an unser flexibles hybrides Arbeiten angepasst. Stichwort Umweltfaktor: Der Bewerbende druckt die Unterlagen extra aus und kauft eine Mappe dafür. „Geld kostet das natürlich auch noch. Außerdem kommt die Person wohlmöglich extra mit dem Auto zu uns“, beschreibt Mareke. Es zeige bei Bewerbenden ebenfalls eine gewisse Digitalkompetenz, sich online zu bewerben, hält Mareke fest. Sie empfiehlt: „Man sollte lieber überlegen, wie man für das weitere Kennenlernverfahren in einer digitalen Bewerbung heraussticht.“
Wie funktioniert der digitale Ablauf bei Personio?
Bewirb dich digital
Personio: Das digitale Kennenlernverfahren
Personio umfasst ein simples Online-Formular mit verschiedene Frei- und Pflichtfeldern. Angegeben werden muss zum einen der Name, die E-Mailadresse und der Lebenslauf. Für eine bessere Planung ist ein möglichesEintrittsdatum sowie eine Gehaltsvorstellung hilfreich. Außerdem stehen Upload-Buttons für den Lebenslauf und weitere Dokumente zur Verfügung. Besonders bei den Entwickler:innen ist Github für uns interessant. „Ist jemand dort aktiv, kann es gerne mit eingefügt werden.“ Mareke fügt hinzu: „Es darf hier jede und jeder gerne selbst entscheiden, was hochladen wird. Doch ich sage immer, je mehr desto besser. Code- und Projektbeispiele dürfen also auch immer sehr gerne mitgeschickt werden.“
Sollte das Bewerbungsfoto extra professionell geknipst werden? Dazu fällt Mareke eine passende Anekdote ein: „Auf einer Jobmesse habe ich Studierenden an unserer serverless Fotobox versichert, dass sie das Foto direkt für die Bewerbung verwenden können“. Daraufhin wurde sie verdutzt angeschaut, doch die lockere Vorgehensart, so von der Messe in Erinnerung zu bleiben, gefiel.
Abschließend werden sich die Datenschutzbestimmungen durchgelesen und dann kann das Formular final abschicken werden. Gegensätzlich einer E-Mail kann hier der Anhang nicht vergessen werden. „Das ist dann schon die Bewerbung. Die Unterlagen landen direkt bei uns übersichtlich im System und werden direkt der richtigen Ansprechperson passend zur Stelle zugeordnet. Die zuständige Kollegin oder der Kollege bekommt eine E-Mail, dass eine neue Bewerbung eingegangen ist.“ Auch auf Bewerberseite geht eine Bestätigungsmail ein.
Dieser Vorgang via Personio ermöglicht einen unkomplizierten und schnellen Prozess. Vorteilhaft ist ebenfalls, dass das Recruiting System dasselbe ist, wie für das Personal Management. Dies bringt schnelle Folgeprozesse mit sich.
Die Bewerbung ist abgeschickt, was passiert nun?
Du hast alles getan, nun melden wir uns bei dir
Jetzt sind wieder an der Reihe: Dein erstes Feedback
Nun liegt der Ball bei uns. Der zuständige Kollege – Torsten, David oder Johannes – sichtet die Unterlagen und holt sich bei Bedarf weiteres Feedback aus dem Team ein. Auch dies geschieht über Personio, erklärt Mareke: „Wir müssen keine Bewerbungsunterlagen untereinander hin- und herschicken. Torsten kann beispielsweise ganz einfach sagen: Hier brauche ich jetzt Feedback von Renke und dann kann er ihm nur für diese eine Bewerbung Zugriff geben.“
Sind die Bewerbungsunterlagen spannend für uns, freuen wir uns auf ein lockeres Kennenlerngespräch bei einer Tasse Kaffee. Egal, wie wir uns entscheiden, der Bewerbende erhält immer eine Rückmeldung, nicht nur bei Interesse an einem Gespräch. Vorzugsweise rufen wir an und schicken die Termineinladung per E-Mail. „Wir geben uns Mühe, so schnell wie möglich Rückmeldung zu geben.
Es kann auch mal ein paar Tage länger dauern. Aber nach spätestens zwei Wochen sollte man schon mal kurz anrufen, wenn man noch nichts von uns gehört haben sollte“, erklärt Mareke. „Wenn die Bewerbung nicht zu uns passt, wird eine Absage per E-Mail rausgesendet. Da wir unsere Absagen aufgrund der Menge und aus Haftungsgründen relativ allgemein halten, bieten wir immer an, bei Bedarf an detaillierterem Feedback einfach anzurufen“, betont sie.
Nun wird es ernst. Oder doch nicht?
Kennenlernen bei einem Kaffee - vor Ort oder digital
Remote Austausch bei einer Tasse Kaffee: Das Kennenlerngespräch
Wie sieht die Vorbereitung auf das Kennenlernen aus? Wird am besten die aktuelle Mitarbeiteranzahl, die Philosophie oder gar der ganze Blog im Detail studiert? „Man solle sich schon ein bisschen mit dem Unternehmen beschäftigt haben“, empfiehlt Mareke. „Zumindest mal über die Website und unsere Social-Media-Kanäle zu schauen, kann ich sehr empfehlen.“
Wer sich für eine Festanstellung bewirbt, wird vorab gebeten ein kurzes Thema – gerne ein technisches Projekt – in das Kennenlerngespräch mitzubringen. Dieses soll kurz in fünf bis zehn Minuten vorgestellt werden. Bei den Auszubildenden und Werkstudenten fällt dieser Part weg.
Es beginnt mit einer kurzen Vorstellung seitens der Kolleg:innen mit einer Präsentation über open knowledge. So kann der Bewerbende im Gespräch in Ruhe ankommen. Im Anschluss können natürlich schon die ersten Fragen zum Unternehmen gestellt werden. Anschließend wechselt der Redestein zum Bewerbenden: Die Person stellt sich und das mitgebrachte Thema kurz vor. Daraufhin baut sich das Gespräch auf. Ausgehend von dem, was sie oder er vorgetragen hat, werden hierzu Fragen gestellt. „Es geht in erster Linie um ein lockeres Kennenlernen auf Augenhöhe. Wir möchten gucken, ob wir menschlich zusammenpassen. Dabei läuft jedes Gespräch individuell ab. Wir haben keine Art Fragebogen nach Schema F“, versichert Mareke.
Sie selbst sei selten dabei, denn sie könne für den Fachbereich Development nicht allzu viel beurteilen. „Außer es ist ein Kennenlerngespräch für das Organisationsteam – wie für das Office Management beispielsweise – da bin ich immer dabei“, fügt sie hinzu. Bei den Festangestellten ist immer Torsten als Head of Development dabei, bei den Werkstudenten immer David. Wenn wir für das Büro in Essen suchen, ist im Zweitgespräch noch jemand vom Standort dabei. Insgesamt sind in den meisten Fällen zwei Personen im Call, es können im Ausnahmefall auch mal drei sein.
Das Erstgespräch wird auch in Zukunft über Zoom remote stattfinden: „Weil es einfach einfacher zu organisieren ist, wenn wir hybrid arbeiten. Denn es nehmen auch Leute teil, die nicht unbedingt immer alle vor Ort sind“, beschreibt Mareke. Wir werden aber weiterhin anbieten, es auf Wunsch im Büro zu verabreden, wenn es sich organisieren lässt. „Es wird auch nach einer Zusage immer angeboten, auf einen Kaffee vorbeizukommen, um sich die Räumlichkeiten anzuschauen“, fügt sie hinzu.
Insgesamt geht das Kennenlernen ungefähr eine Stunde. Die Vorstellung beider Seiten nimmt dabei bereits einen großen Teil ein. Bei festangestellten Entwickler:innen oder Projektleiter:innen werden 75 Minuten eingeplant, um genügend Puffer zu haben. Dieser Timeslot soll jedoch nicht abschrecken: „Es kann auch mal gut sein, dass ein Gespräch nach einer halben oder Dreiviertelstunde fertig ist. Das ist dann auch nicht zwangsläufig ein negatives Zeichen“, beruhigt Mareke.
Mit welchem Outfit kann gepunktet werden? Als Dress-Code für das Kennenlerngespräch gilt: Zieh an, worin du dich wohlfühlst. Keine:r sollte sich verkleiden und unwohlfühlen. Wir laufen im Büro vorwiegend bequem in Hoodie und Sneakern rum.
Als weitere Tipps gibt Mareke noch folgende Ratschläge mit auf den Weg: Mache im Vorfeld einen Technikcheck und suche dir ein ruhiges Plätzchen, an dem das Internet stabil ist. „Ansonsten bringe deine Begeisterung für die IT rüber. Falls das die Nervosität nimmt: Du sitzt dort nur mit Gleichgesinnten – mit Technikmenschen – also sei ruhig nerdig. Du musst in diesem Gespräch keine Personalerin wie mich überzeugen. Sei einfach du selbst!“
Was passiert nun?
Sei einfach du selbst
Wir sind nach dem Gespräch dran: Dein zweites Feedback
Wir erteilen auch hier wieder möglichst schnell Rückmeldung. „Außer bei den Azubistellen. Da sammeln wir ein bisschen, bis wir allen ein Feedback geben. Bei den anderen Stellen sind wir relativ schnell“, erzählt Mareke. „Egal, wie das Gespräch ausgeht – also, ob es zu einer Einstellung kommt oder es leider eine Absage wird – bemühen wir uns immer um eine persönliche Rückmeldung“, fügt sie hinzu. Torsten, David oder Johannes rufen die Bewerbenden kurz an und sagen dann persönlich zu oder ab und nennen bei einer Absage die Gründe. Auch hier sind wir so transparent wie möglich.
Von Anfang an ist uns ein transparenter und persönlicher Kontakt wichtig.
Im besten Fall passen wir zusammen. Wie geht es dann weiter?
It’s a Match! Und dann? Der Vertrag
Nach der positiven Rückmeldung folgt der digitale Vertrag. Dieser kommt zur Ansicht zunächst von Mareke als Entwurf per E-Mail. Dieser kann dann erst einmal in Ruhe durchgelesen werden. „Ich sende ihn mit dem Hinweis: Melde dich gerne bei Fragen, dann gehen wir das gemeinsam durch“, versichert Mareke, „gib mir dann einfach ein Feedback, ob das alles passt."
Sobald alle Fragen geklärt sind bzw. Mareke das Feedback erhalten hat, dass alles soweit passt, schickt sie den Vertrag noch einmal für eine e-Signatur per E-Mail. Dieser kann dann direkt über das Smartphone unterschrieben und zurückgesendet werden. Anschließend ist der Vertrag dann auch direkt in der digitalen Personalakte bei Personio zu finden. Auf diese hat der oder die Mitarbeiter:in direkt und jeder Zeit Zugriff.
Was passiert, sobald der Vertag unterschrieben ist?
Unterzeichnet: Die technische Ausstattung
Sobald der Vertrag unterschrieben ist, bekommt die oder der neue Kolleg:in einen Zugang für Personio. Dort kann sich eigenständig angemeldet werden, um weitere, noch fehlende Dokumente hochzuladen. Hierzu zählen zum Beispiel Netzwerkrichtlinien, Vertraulichkeitsvereinbarung und die Einwilligung zu Fotoaufnahmen. Ebenfalls sind dort die Onboarding Aufgaben zu finden: Das Mitarbeiterprofil inklusive Daten und Foto kann eingepflegt und das Interview hochgeladen werden.
Zusätzlich kann in einer Festanstellung aus der Hardwareliste eine passende Hardware ausgesucht werden. Auszubildende und Werkstudenten bekommen ein zugewiesenes Notebook. Technisch wird jede:r auf professionellem Niveau ausgestattet. „Das was man für seine Arbeit benötigt, bekommt man auch von uns. Wir haben eine sehr große Hardwareauswahl. Sowohl Linux, Windows als auch Mac. Auch aus verschiedenen Headset Modellen kann ausgewählt werden“, versichert Mareke.
Am ersten Tag steht bei uns ein entspanntes Ankommen auf der Agenda. Wir möchten den Jobeinstieg langsam angehen: „Der Fokus liegt besonders am ersten Tag auf dem Ankommen“, erzählt Mareke. „Die Mentorin oder der Mentor ist da und nimmt einen persönlich in Empfang. Dann wird einem die Welcome Präsentation vorgestellt.“
Es wird sichergestellt, dass sich die Person erst einmal ankommen kann: Die Eindrücke sollen aufgesogen werden. Anschließend folgt ein Rundgang im Büro, wo alle Räumlichkeiten gezeigt und anwesende Kolleg:innen vorgestellt werden. Dann wird die Hardware sowie die Schlüssel und das Welcome Paket abgeholt. Dieses hält für deinen Arbeitsalltag viele nützliche Überraschungen bereit.
Die Hardware wird eingerichtet und es wird sich bei Slack in die wichtigsten Channel eingeloggt. „Vielleicht möchte man sich da schon mal kurz im Team vorstellen“, schlägt Mareke vor. Dann gibt es im Intranet noch viele weitere Infos für einen guten Start zu lesen.
Wir haben für jede:n neue:n Mitarbeiter:in eine:n Mentor:in im Sinne eines "Buddies", der oder die dafür verantwortlich ist, dass der oder die neue Kolleg:in im sozialen Umfeld hier im Unternehmen ankommt. Um unseren Neulingen einen tollen und unkomplizierten Start bei uns zu ermöglichen, kümmert sich ein festes Team aus Mentor:innen um die Betreuung in den ersten drei Monaten.
Und wie geht es die nächsten Monate weiter?
Du bekommst eine Mentorin oder einen Mentor an deine Seite
Die Wochen gehen ins Land: Der weitere Onboardingprozess
Auch in den kommenden Wochen und Monaten soll der oder die neue Kolleg:in erstmal ankommen. „Das ist ganz wichtig. Da ist nichts zu überstürzen“, sagt Mareke. Die ersten drei Monate wird man auf jeden Fall auch von einer Mentorin oder einem Mentor sehr eng begleitet. Je nach Entwicklung und wie das Bedürfnis ist, kann auch sehr individuell weiterbegleitet werden.
Um noch besser anzukommen, stellen sich zu Beginn alle Bereiche und alle Projekte mit einer kurzen kleinen Messe vor. Auch die informellen Gruppen – wie die Spieleabende oder Bouldergruppen – stellt sich bei einem Kaffee vor und laden herzlich ein, mal vorbeizuschauen. In den ersten Wochen geht es auch besonders darum, alle kennenzulernen und im Team Fuß zu fassen.
Gleichzeitig geht es in die Einarbeitung. Je nachdem in welcher Position und mit welchem Kenntnisstand gestartet wird. Es wird zunächst unsere Architektur kennengelernt: Wie wird programmiert. Auszubildende und Werkstudierende starten gesondert. Der oder die Mentor:in löst sich langsam, wenn er oder sie merkt, dass jemand angekommen ist. Dabei steht er oder sie natürlich immer weiter bei Fragen zur Verfügung. Der oder die Mentor:in meldet sich auch schon vor dem Start schonmal kurz bei dem oder der neuen Kolleg:in, und sich vorzustellen. Mareke beschreibt es wie eine Art Buddy, als Ansprechpartner für alle Fragen, um in unserer Welt anzukommen.
Auf die Frage was macht das Kennenlernen bei uns besonders macht antwortet sie: „Dieses people first und Persönlichkeit vor Können ist keine Selbstverständlichkeit. Es wird Zeit gegeben, wirklich ganz in Ruhe anzukommen. Es wird einem von jedem geholfen. Zusätzlich stehen noch Feedbacktermine mit dem Mentor an.“
Mareke fällt der große, pinke Teppich vor dem Office Management ein. Auf diesem steht: Ask for help. „Für mich war das damals jedes Mal ein reminder, als ich rüber gelaufen bin. Das ist ernst gemeint. Es soll gerne viel gefragt werden.“ Besonders schätzt sie die Offenheit, Hilfsbereitschaft, aber auch diese Wertschätzung, die einen entgegengebracht wird. Regelmäßiges Feedback oder Rückfragen von Kolleg:innen, wie es einem geht, mache uns aus.
Das Format „Wer ist..?“ bringt das Team näher. Jeden Dienstag im Teamcall wird eine Person aus dem Team vorgestellt. So trifft man nicht nur auf die Leute hier im Büro, sondern erreicht auch den Austausch zwischen den Standorten und den remote Arbeitenden – und zwar auch als Mensch hinter seiner Tätigkeit rund um seine privaten Interessen. „Man ist bei uns keine Nummer. Und darauf legen wir auch viel Wert“, fasst Mareke zusammen.
Angst nehmen: Bewirb dich!
„Ich war auch schon unglücklich in Beschäftigungsverhältnis und habe schon viele Vorstellungsgespräche mitgemacht – auch auf Bewerberseite“, erzählt Mareke. Sie weiß, dass man auch ein bisschen ausprobieren muss, um für sich das Richtige zu finden. Man dürfe dabei auch scheitern. Es ist ganz wichtig dabei, ehrlich und offen zu sein. Was brauche ich, was wünsche ich mir. „Es bringt nichts, sich selbst etwas vorzumachen oder sich als jemand auszugeben, der man nicht ist. Mein Kollege Steffen sagte einst: Woanders muss man sich Vertrauen verdienen. Bei uns bekommt man einen Vertrauensvorschuss“.
People and Culture: Der Mensch im Vordergrund
Mareke ist als Head of People and Culture ist grob gesagt für unser Personal zuständig. Genauer gesagt für die aktuellen Kolleg:innen und auch für die künftigen. Ihre Arbeit orientiert sich dabei am sogenannten Mitarbeiterlebenszyklus: „Ich begleite alle Angelegenheiten, die auf diesem Weg anfallen. Vom Einstieg bis zum Verlassen eines Mitarbeiters.“
Angefangen mit Attraction: Wie kann die Aufmerksamkeit von künftigen Kolleg:innen mithilfe von Stellenanzeigen und Rekrutierungsveranstaltungen erreicht werden? Anschließend folgt im Kreislauf das Recruiting, also die Neueinstellung. Bei Vertragsbeginn fällt ein gut organisierter Onboardingprozess an. Wie sieht der erste Tagaus, welche:r Mentor:in wird zur Seite gestellt und wie kann eine bestmögliche Integration im Team erfolgen? Nachdem die oder der neue Kolleg:in im Alltag angekommen ist, kümmert sich Mareke um alle laufenden Prozesse und ist Ansprechpartnerin für anfallende Fragen.
Gemeinsam mit Torsten, unserem Head of Development, hat sie einen Blick auf die Mitarbeiterentwicklung, spricht über Gehaltsanpassungen oder auch über interne Positionswechsel. Sie sorgt mit regelmäßigen Feedbackgesprächen stetig dafür, dass die Mitarbeiterzufriedenheit hochgehalten wird. Wo besteht Verbesserungspotenzial und welche Mitarbeitervorteile können geboten werden? Auch das Ende eines Mitarbeiters findet seine Aufgaben im Zyklus. Sobald eine Kollegin oder ein Kollege open knowledge verlässt, organisiert Mareke den Offboardingprozess.
"Aus eigener Erfahrung weiß ich wie herausfordernd es sein kann den passenden Job zu finden. Gib uns als open knowledge eine Chance und bewirb dich! Ich freue mich auf unser Gespräch auf Augenhöhe und stehe dir für Fragen gerne zur Verfügung.“
Bei dir sind noch Fragen offen? Dann rufe Mareke gerne an oder schreibe ihr eine E-Mail. Sie freut sich darauf, deine Fragezeichen aufzulösen.
